چرخه دمینگ (PDCA) چیست و چگونه منجر به بهبود فرآیندها میشود ؟

چرخه دمینگ (PDCA)، چرخه شوارت یا همان چرخه بهبود مستمر در دهه ی 1950 توسط مشاورمدیریت، دکتر ویلیام ادوارد دمینگ ابداع شد. این استراتژی در مدیریت کیفیت و توسعه فرایندها، برای بهبود پیوسته ی محصولات و خدمات به کار می‌رود. این چرخه به صاحبان کسب و کارها کمک میکند تا به طور مداوم کیفیت عملکردشان را پیگیری کرده و بهبود ببخشند. در این شیوه قبل از به روزرسانی مراحل و روش های کاری در سطح بزرگ، پیشرفت های آزمایشی را در مقایس کوچک بررسی میشود.

در این مقاله، به توضیح کامل چرخه دمینگ و مراحل آن میپردازیم و نحوه اجرای آن را بررسی خواهیم کرد.

مراحل اجرای چرخه دمینگ (PDCA)

نام PDCA مخفف Plan-Do-Check-Act است و شامل چهار مرحله اصلی برنامه‌ریزی (Plan)، اجرا (Do)، بررسی (Check) و اقدام (Act) می‌باشد. انجام درست هر مرحله، در موفقیت نهایی تاثیر مستقیم دارند. در این بخش به توضیح هر مرحله و نحوه ی اجرای آنها خواهیم پرداخت.

1. مرحله برنامه‌ ریزی (Plan)

هدف از این مرحله، تعیین مسیر و ارائه ی راهکارهایی برای بهبود فرایندها و ارتقای کیفیت مناسب و رسیدن به اهداف کسب و کارهستند. کارهایی که باید در این مرحله انجام شوند، به ترتیب اینگونه است:

تحلیل وضعیت

با استفاده از مشاهده، گزارش های کمی و کیفی، نظرسنجی ها و به طور کلی تحلیل وضعیت فعلی، داده های مربوط به مشکلات پیش آمده، فرصت های احتمالی و نقاط ضعف و قوت را به دست آورید. دلایل بوجود آمدن آنها، تأثیرشان بر کسب و کار شما و نحوه ی مدیریت آنها را بررسی کنید. از نمودارها و برنامه های کامپیوتری برای تحلیل دقیق تر استفاده کرده و مسیرها و موانع موجود را شناسایی کنید.

تعیین اهداف

اهداف کسب و کارتان باید به طور دقیق مشخص شوند. برای مثال افزایش فروش، کاهش هزینه های زمان و منابع، افزایش رضایت مشتریان، کاهش زمان تحویل محصول و خدمت به آنها یا بهبود کیفیت و عملکرد.

باید بدانید معیار شما برای موفقیت چیست ؟ برای مثال زمان اجرا، میزان خطاها، نرخ رضایت مشتری، تعداد پروژه ها و محصولات. برای ارزیابی این دو فاکتور، از استراتژی اسمارت (SMART) استفاده کنید. بدین معنی که اهداف و معیارهای شما برای موفقیت باید دارای ویژگی های زیر باشند:

1. مشخص، دقیق و واضح باشند (Specific)
2. از لحاظ کمی قابل اندازه گیری باشند (Measureable)
3. واقع گرایانه و قابل دستیابی باشند (Attainable)
4. با اهداف و اولویت های کلی سازمان و گروه مرتبط یاشد (Relevant)
5. تاریخ شروع و پایان داشته و زمان‌دار باشد (Time-based)

استراتژی‌ های اجرایی

راه کارها و استراتژی های جدید برای حل مشکل یا بهره برداری از فرصت ارائه دهید و پلن عملیاتی جدید تدوین کنید. برنامه را به وظایف قابل اجرا تقسیم بندی کرده و مسئولیت ها و افراد مرتبط با آنها را مشخص کنید. کارهای عملیاتی را تقسیم بندی و اولویت بندی کنید. جدول زمانی آماده کرده و هزینه و منابع را بطور مؤثر تخصیص کنید. از تهیه ی برنامه های اضطراری و ایجاد انعطاف در پلن جدید غافل نشوید. منابع و نیروی انسانی مورد نیز را برای مرحله ی اجرای برنامه ی جدید، آماده ی عمل کنید.

2. مرحله اجرا (Do)

هدف از این مرحله، پیاده‌سازی برنامه‌ها و استراتژی‌های تعیین شده در مرحله ی قبل است.

• شروع با طرح پایلوت: بعد از اتمام برنامه ریزی و یافتن راه حل ها، یک پروژه ی آزمایشی در مقیاس کوچک اجرا کنید. طرح محیط کنترل شده و کوچکی است که در آن میتوانید استراتژی های جدید خود را آزمایش کرده و از مشکلات احتمالی در روند انجام آن مطلع شوید. با این کار میتوانید قبل از اجرای راه کارهای جدید خود در پروژه ی اصلی، با ریسک کمتر آنها را بصورت امتحانی اجرا کرده و از نقاط ضعف و قوتشان آگاه شوید.
• هماهنگی و آماده سازی: همه ی افراد پروژه را از تغییرات در حال اجرا، فرآیندهای جدید و اهداف کار آگاه کنید. همه ی افراد مربوط به پروژه باید بدانند که دقیقا چه اتفاقی درحال رخ دادن است و اطمینان حاصل کنید همگی از وظایفشان آگاه هستند و میدانند در هر مرحله چه باید بکنند. در صورت نیاز جلسه ی آموزشی و آماده سازی برایشان برگزار کنید. آموزش هایی مانند کار با سیستم، مدیریت بحران، نحوه ی اجرا.
• نظارت و مستند سازی: بعد از پیاده سازی برنامه ی جدید، تمامی اقدامات انجام شده و نتیجه ی آنها را مشاهده و ثبت کنید. در هر مرحله عملکردها و نتایج و تغییرات را پیگیری کرده و داده های دقیق جمع آوری کنید. این اطلاعات میتواند شامل داده‌های عددی، مشاهدات، گزارش های پیشرفت و بازخوردها باشد.
• مرحله اجرا در چرخه دمینگ به صورت یک حلقه باز تکرار می‌شود. بعد از انجام مرحله اجرا، فرایند به مرحله بررسی (Check) می‌رود تا نتایج و داده‌های جمع‌آوری شده در مرحله قبلی بررسی و تحلیل شوند. بر اساس نتایج بررسی، تصمیمات و اقدامات بهبودی در مرحله اقدام (Act) اتخاذ می‌شوند و سپس مجدداً به مرحله برنامه‌ریزی (Plan) برمی‌گردیم تا برنامه‌های جدیدی برای بهبود فرایند تعیین شود. این فرایند تکرار می‌شود تا بهبود پیوسته و مستمر در فرایند حاصل شود.

3. مرحله بررسی (Check)

هدف از این مرحله، ارزیابی عملکرد و شناسایی نقاط ضعف و قوت فرایندهای جدید است. در این مرحله با تجزیه و تحلیل و ارزیابی دقیق مشاهدات و اطلاعات کمی و کیفی به دست آمده از مرحله ی اجرا، متوجه خواهیم شد که آیا تغییرات ایجاد شده در استراتژی ها موثر و کارآمد بوده اند یا خیر و پلن برنامه ریزی شده ی جدید تا چه میزان به موفقیت دست یافته و با معیارهایمان هماهنگی دارد.

• ارزیابی: داده های به دست آمده در مرحله ی قبل را از نظر کیفی و کمی به دقت تحلیل و بررسی کنید. نقاط قوت و ضعف برنامه را مشخص کنید. مشکلات و موانع را شناسایی کنید و به طور کلی عملکرد خود در این مرحله را بسنجید.

4. مرحله اقدام (Act)

هدف از این مرحله، اجرای اقدامات نهایی برای ارتقاء پیوسته و مستمر فرایندها است.

• نتیجه گیری: به طور منظم اطلاعات و بازخورد جمع آوری کرده و بر اساس تحلیل های به دست آمده، فرایند خود را مرتب و به روزرسانی کنید. در این مرحله نقاط قوت عملکردتان را تثبیت کرده و وارد چرخه ی کار میکنید و نقاط ضعف عملکرد را بهبود بخشیده و از مشکلات احتمالی آینده جلوگیری میکنید. به طور کلی این مرحله برای ارزیابی نهایی و پایدارسازی فرایندهای جدید است.

به یاد داشته باشید که برای بهبود مستمر کارتان، باید این چرخه را مرتب تکرار کنید.

بررسی کاربرد های چرخه بهبود مستمر دمینگ (PDCA)

چرخه ی دمینگ به دلیل ویژگی ها و رویکردهای مثبت و اثربخش خود، به روشی محبوب و متداول برای بهبود بخشیدن و بهینه سازی در سازمان های کوچک و بزرگ تبدیل شد. ویژگی هایی مانند سادگی، تطبیق پذیری، قابل اجرا بودن، بهینه ساز هزینه ها، پیشگیر مشکلات، قابل پیگیری و داده محور و…

این چرخه در بسیاری از صنایع و سازمان ها کاربرد دارد؛ رایج ترین و مهم ترین این حوزه ها را در ادامه نام میبریم:

• مدیریت تولید محصولات مختلف و بهبود کیفیت
• مدیریت پروژه های مختلف و ارتفای عملکرد
• بهبود خدمات مشتری و افزایش رضایت
• مدیریت مالی و بهینه سازی هزینه ها

استفاده از چرخه دمینگ چه مزایایی دارد ؟

مهم ترین نتیجه ی استفاده از این چرخه را میتوان بهبود و ارتقای مستمر و پایدار دانست. ادوارد دمینگ این چرخه را با هدف بهینه سازی و به روزرسانی مداوم محصولات و خدمات سازمان ها ابداع کرد. از مهم ترین مزایا و نتایج مفید استفاده از این چرخه را در ادامه نام میبریم:

• بهبود مستمر: استفاده از این چرخه، این امکان را به مدیران کسب و کار میدهد تا به طور منظم عملکردهایشان را ارزیابی کرده و بهبود ببخشند.
• بهینه سازی و کاهش هزینه ها: استفاده از این چرخه با شناسایی منابع و هزینه های تلف شده و استفاده ی بهینه از آنها، باعث افزایش بهره وری و بهینه سازی فرایندها میشود.
• افزایش کیفیت محصولات و خدمات: استفاده از چرخه ی دمینگ با بازبینی مداوم و و کنترل دائمی استانداردها و رویکرد رفع نقص ها و بهبود مداوم ، باعث افزایش کیفیت محصولات و خدمات میشود.
• ایجاد مزیت رقابتی: استفاده از این چرخه به ارتقای دائمی سطح عملکرد کمک کرده و با افزایش کیفیت کار و بیشترشدن رضایت و وفاداری مشتریان، باعث تمایز کسب و کار از دیگر رقبا میشود.

نتیجه گیری

چرخه ی بهبود عملکرد دمینگ، همان طور که از نامش پیداست، ابزار قدرتمندی برای صاحبان کسب و کار است تا با استفاده ی مداوم از آن، عملکرد خود را بهبود ببخشند، مشکلات، موانع و نقص های موجود در فرایندهای کاری را رفع کنند و کیفیت خدمات یا محصولات خود را افزایش دهند، و از هزینه ها و منابع هدر رفته در روند کار خود آگاه شوند. این چرخه با رویکرد تحلیل و بازبینی مستمر فرایندها، اصلاح و به روزرسانی همیشگی آنها میتواند برای استفاده در حوزه های گوناگون حتی زندگی روزمره و شخصی افراد بسیار مفید و کارآمد باشد.